Die Einsichtnahme in Archivgut erfolgt unter Beachtung der Benutzungsordnung des Stadtarchivs in der aktuell gültigen Fassung. Die im Rahmen der Benutzung erhobenen personenbezogenen Daten gemäß § 13 DS-GVO dienen ausschließlich der Erledigung dienstlicher Belange und werden nicht an Dritte weitergegeben.
Eine Ausleihe von Archivalien sowie von Büchern der Präsenzbibliothek ist generell nicht möglich. Die Unterlagen werden ausschließlich im Lesesaal des Stadtarchivs zur Einsicht vorgelegt.
Für eine Benutzung zu schulischen Zwecken wird von der Erhebung von Gebühren für Fotokopien abgesehen. Zugleich ist das Fotografieren der Archivalien mit dem eigenen Smartphone bzw. der eigenen Digitalkamera generell gestattet. Es dürfen jedoch keine kompletten Archivalien fotografiert werden. Auch können die Mitarbeiter des Archivs das Fotokopieren von Archivgut versagen, wenn dies der konservatorische Erhaltungszustand nicht zulässt.
Ältere Unterlagen können in Sütterlin- bzw. deutscher Kurrentschrift geschrieben oder in Fraktur gedruckt und deswegen schwer zu lesen sein. Die Mitarbeiter des Archivs können Hilfestellung bei der Transkription anbieten, eine komplette Transkription von Schriftstücken ist aus arbeitsorganisatorischen Gründen jedoch nicht möglich.
Es sind Schutzfristen zu beachten: eine Akte ist erst 30 Jahre nach Schließung freigegeben. Für personenbezogenes Archivgut gelten besondere Datenschutzregelungen.
