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Gesetzliche Fristen zur Einsichtnahme in Archivgut
Für die Nutzung von Archivgut gelten gesetzliche Schutzfristen. Für kommunale Archive wie das Stadtarchiv Borken sind insbesondere § 7 in Verbindung mit § 10 Abs. 5 des Archivgesetzes Nordrhein-Westfalen (ArchivG NRW) maßgeblich.
Archivgut kann grundsätzlich nach Ablauf einer Schutzfrist von 30 Jahren seit Entstehung der Unterlagen genutzt werden. Für Archivgut, das besonderen Geheimhaltungsvorschriften unterliegt, beträgt die Schutzfrist 60 Jahre seit Entstehung der Unterlagen.
Für personenbezogenes Archivgut endet die Schutzfrist jedoch nicht vor Ablauf von
- 10 Jahren nach dem Tod der betroffenen Person oder der letztverstorbenen von mehreren betroffenen Personen, wenn das Todesjahr bekannt ist,
- 100 Jahren nach der Geburt, wenn das Todesjahr nicht bekannt ist oder nur mit unvertretbarem Aufwand festgestellt werden kann,
- 60 Jahren seit Entstehung der Unterlagen, wenn weder Todes- noch Geburtsjahr bekannt sind oder nur mit unvertretbarem Aufwand festgestellt werden können.
Die Schutzfristen gelten unter anderem nicht für Unterlagen, die bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt oder der Öffentlichkeit zugänglich waren. Für Amtsträger in Ausübung ihres Amtes und Personen der Zeitgeschichte gelten besondere Regelungen zum Schutz ihrer Privatsphäre.
Nutzung vor Ablauf der Schutzfristen
Die Nutzung kann auf Antrag auch vor Ablauf der Schutzfristen genehmigt werden. Bei personenbezogenem Archivgut ist dies nur zulässig, wenn
- die Betroffenen eingewilligt haben,
- nach deren Tod die Rechtsnachfolger unter den gesetzlichen Voraussetzungen eingewilligt haben,
- die Nutzung zu benannten wissenschaftlichen Zwecken oder zur Wahrnehmung eines rechtlichen Interesses erfolgt und schutzwürdige Belange Betroffener nicht beeinträchtigt werden oder
- die Nutzung im überwiegenden öffentlichen Interesse liegt.
Über Anträge entscheidet das Stadtarchiv nach Prüfung des Einzelfalls. Weitere gesetzliche oder aufgrund der Benutzungsordnung bestehende Nutzungseinschränkungen bleiben unberührt.